As glosas são capazes de atingir negativamente a saúde financeira de hospitais, clínicas e laboratórios. Elas podem ser definidas como o não pagamento, por parte das operadoras, de inúmeros procedimentos, como atendimentos, internações e exames, entre outros, realizados pelas prestadoras de serviços de saúde.
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Além dos prejuízos financeiros, representando, inclusive, um risco de falência da empresa, as glosas médicas geram trabalho duplo e perda de tempo para os setores administrativo e financeiro, que precisam justificar e corrigir os itens glosados e ainda ter de esperar, em média, 60 dias para receber o que ainda não foi pago.
Existem três tipos de glosas, aos quais as instituições de Saúde devem ficar atentas:
* Administrativas: são as mais comuns e fáceis de resolver. Elas podem ser causadas pela comunicação ineficiente entre o prestador e o plano de saúde; falta de informações ou de documentos exigidos pelas operadoras; erros de digitação ou de escrita em datas, códigos ou valores em desacordo com o convênio; registro das guias de autorização médico-hospitalares feito de modo inadequado.
* Técnicas: acontecem com mais frequência no ambiente hospitalar, durante internações, por conta de ausência ou descrição incompleta de procedimentos no prontuário do paciente; problemas de cadastro do paciente; desatenção no registro de medicamentos utilizados e falta de checagem com o nome e registro do profissional responsável pelo atendimento.
* Lineares: trata-se de uma glosa referente às regras de cada convênio. Nesse contexto, a atenção deve ser redobrada quanto aos processos de pagamento, indicadores operacionais e sistemas de faturamento para evitar as glosas lineares, que nem sempre são fáceis de serem resolvidas.
5 formas de evitar o problema
A perda de faturamento é o principal impacto negativo causado pelas glosas. Por isso, é fundamental reduzir seu número ao mínimo possível para evitar problemas financeiros.
1. Organize os dados
“Cada operadora tem suas próprias regras. Por isso, é importante checar todas as informações de cada etapa do atendimento, antes de enviar o faturamento para a operadora”, explica Ivan Matos, diretor da Plataforma Lever. Uma boa solução para organizar os dados é criar e manter atualizada uma tabela digital, na qual serão incluídas as regras gerais e específicas de cada operadora e os mecanismos que deverão ser utilizados para cada caso de glosa.
2. Atualize o sistema de gestão
Outra maneira de evitar as glosas é investir em tecnologia, buscando uma empresa especializada em softwares que ofereçam um sistema de gestão integrado. Digitalizar processos administrativos ajudará a reduzir falhas operacionais que podem dar origem às glosas, além de tornar o trabalho mais ágil e eficiente. Existem diversas opções no mercado, basta encontrar a que seja mais adequada às necessidades da instituição.
3. Invista em capacitação de funcionários
Um bom sistema pode ajudar a melhorar os índices de produtividade e reduzir o número de glosas, mas, por melhor e mais completo que seja, não será capaz de antecipar, nem resolver o problema se o hospital ou clínica não tiver funcionários capacitados para usá-lo corretamente. Por isso, é importante oferecer treinamentos periódicos aos colaboradores. Dessa forma, cada um entenderá melhor quais são suas funções, em vez de apenas executá-las automaticamente, além de ganharem uma ampla visão de todos os processos que envolvem um atendimento hospitalar, reduzindo, assim, o número de glosas.
4. Intensifique as auditorias internas
É importante manter auditorias internas regulares para verificar os prontuários médicos e processos internos, com a finalidade de se certificar que os valores orçados estão de acordo com os procedimentos que foram realizados. Assim, caso haja erros, será mais fácil localizar suas origens e resolver o problema de forma eficaz.
5. Fique de olho nos indicadores e histórico de glosas
Desenvolver e acompanhar indicadores de desempenho, produtividade e financeiros são requisitos essenciais para garantir um monitoramento de ações que possam causar glosas. Lucas Cobra, gerente executivo financeiro da empresa Special, elaborou um plano para equacionar melhor os procedimentos envolvidos na prestação de serviços e, assim, diminuir o problema. “Para atingir esse objetivo, foi feito um amplo estudo de tudo o que foi glosado nos faturamentos da empresa. Depois do mapeamento pronto, funcionários de vários setores elaboraram um plano de ação integrado para reduzir ao máximo o número de glosas. O resultado foi excelente”, conclui Lucas Cobra.
A implementação de melhorias no processo de faturamento é a melhor solução para a questão das glosas. No entanto, como essas atividades levam alguns meses para surtirem efeito sobre o caixa da empresa, uma alternativa é a antecipação de recebíveis das operadoras de saúde. A plataforma Lever faz essa operação inovadora que usa as remessas de serviços prestados e entregues para avaliação da operadora de saúde como garantia para a operação, sendo uma alternativa prática para quem precisa de dinheiro.
