Diversas ações podem ser adotadas para melhorar a produtividade e o atendimento
Um objetivo recorrente de gestores de clínicas e hospitais é conseguir melhorar a produtividade das equipes sem prejudicar – ou até mesmo melhorando – a qualidade do atendimento prestado.
Ainda que esses objetivos pareçam contraditórios, diversas soluções têm trazido bons resultados, tais como: mudanças nos processos, investimentos em tecnologia e terceirização de atividades secundárias. Saiba mais, a seguir.
10 soluções para aumentar a produtividade em clínicas e hospitais
O aumento da produtividade pode ser entendido como fazer mais com menos recursos ou em menos tempo. Para que esse resultado seja possível é preciso mapear as principais dificuldades da clínica e trabalhar para superá-las.
Dessa forma, para fazer mais com menos, é sempre necessário investir seja em novas ferramentas, estudo de processos, equipe etc.
1. Invista em tecnologia
O primeiro investimento necessário para quem deseja aumentar a produtividade da clínica ou hospital é a tecnologia. Atualmente, há diversos novos recursos que viabilizam esse resultado, como automação de processos e sistemas de gestão.
Conhecer as tecnologias mais adequadas ao seu negócio depende de um levantamento interno dos gargalos que impedem a melhora da produtividade.
Por exemplo, a automação é recomendada quando identifica-se que a mesma atividade precisa ser realizada em diferentes etapas do atendimento, como solicitar as mesmas informações ao paciente na recepção e no consultório médico.
2. Integre sistemas
A integração dos sistemas é outra solução que evita o cenário apresentado anteriormente, a necessidade de refazer processos em diferentes etapas do atendimento.
Com a integração, as informações do paciente e as atualizações no prontuário estarão disponíveis a todos os envolvidos no atendimento, como médicos, , radiologistas, enfermeiros e outros.
3. Crie e otimize processos
O mapeamento e correção dos processos são fundamentais para ter um atendimento mais produtivo. As equipes pouco poderão fazer se as etapas forem intrincadas e pouco eficientes.
Por exemplo, se antes do atendimento no consultório o paciente precisa ter a pressão arterial e temperatura medidas, insira uma etapa fixa para isso logo após a recepção.
Esse cuidado evita o vai e vem nas medidas adotadas, o que compromete a produtividade da equipe e também a satisfação do paciente com o atendimento.
4. Defina um tempo para os atendimentos
A definição de um tempo médio para o atendimento não visa comprometer a qualidade do diálogo entre médico e paciente, mas estabelecer padrões médios para que os processos funcionem corretamente.
A definição do tempo médio também ajuda no planejamento da agenda, evitando que a rotina torne-se corrida ao profissional ou que os pacientes tenham que esperar muito pelo atendimento.
5. Capacite sua equipe
A qualificação da equipe é essencial para que o serviço seja prestado com excelência. Os recepcionistas, enfermeiros e mesmo os médicos devem ter domínio dos processos e das ferramentas.
Por exemplo, o sistema de gestão é usado por todos os profissionais envolvidos no atendimento, se uma equipe não opera corretamente a ferramenta, todas as demais etapas ficam comprometidas.
Além disso, a equipe deve ser capacitada para oferecer um atendimento humanizado, respeitando as particularidades de cada paciente.
6. Conheça seu público
Conhecer as características e necessidades do público é fundamental para que a estrutura da sua clínica seja adequada.
Por exemplo, se você atende pediatria deve ter atenção a processos voltados tanto aos pais quanto aos pacientes, o que pode alterar completamente o andamento das atividades.
7. Atualize a agenda
A organização da agenda de atendimento da clínica é um dos aspectos essenciais para que a equipe se mantenha produtiva.
Por essa razão, a atualização da agenda deve ser automática e imediata caso haja um cancelamento, encaixe ou alteração da data. Isso permite que os profissionais possam organizar a rotina e evitar tempo ocioso.
8. Disponibilize serviços online
Atualmente, os serviços online são grandes aliados da produtividade das clínicas, pois reduzem o fluxo de pacientes no local e também as ligações telefônicas.
Alguns exemplos incluem o acesso online aos exames, de forma que o paciente não precise buscá-los presencialmente. Além disso, o agendamento de consultas pela internet também reduz o trabalho dos atendentes que podem direcionar os esforços a outras tarefas.
9. Monitore o desempenho
Se o objetivo é aumentar a produtividade, os gestores devem estabelecer alguns indicadores que permitam saber qual é a produtividade atual e medir outra vez, após as mudanças implantadas. Entre os exemplos de indicadores que podem ser acompanhados incluem-se:
tempo de permanência do paciente na clínica;
número de consultas/dia;
tempo de espera, entre outros.
Para se verificar, eficazmente, a melhora da produtividade com cada mudança os gestores devem atribuir métricas específicas a cada inovação.
10. Terceirize atividades
Por fim, uma das soluções mais satisfatórias atualmente é a terceirização de atividades da clínica.
O principal exemplo é a emissão de laudos do setor de radiologia. A clínica não tem um fluxo intenso o suficiente para ter um especialista interno, no entanto, precisa garantir uma entrega rápida e de qualidade aos exames de imagem realizados no local.
Dessa forma, a telerradiologia é uma opção de terceirização, pois a empresa especializada tem profissionais atuando 24 horas por dia, 7 dias por semana. A entrega de laudos emergenciais, por exemplo, é feita dentro de 30 minutos.
Portanto, a terceirização de atividades é uma das formas de tornar os processos mais eficazes.
Existem diversas estratégias que podem ser adotadas com o objetivo de aumentar a produtividade, desde a telerradiologia até a adoção de sistemas informatizados. Avalie quais soluções são mais vantajosas para a sua clínica.
