Com o software voltado a eficiência operacional, a companhia mapeou oportunidades de melhorias, automatizou processos e contou com apoio de dados para tomada de decisões de melhoria contínua
O Grupo NC, um dos maiores do Brasil e detentor de empresas como EMS, Brace Pharma (EUA) e NSC Comunicação, adotou em seu Centro de Serviços Compartilhados (CSC) a solução da Fhinck, startup brasileira de tecnologia focada em aumentar a eficiência operacional das atividades de back-office. Com o software, a companhia identificou um aumento de 22% de produtividade, no período o de janeiro de 2019 a junho de 2020, com destaque a partir do mês de março, início do home office, devido a pandemia de Covid-19.
A história da Fhinck com o Grupo NC teve início em julho de 2017 e com a startup, a companhia passou a medir produtividade da operação do CSC, além de identificar oportunidades para automatizar processos e contar com dados para tomada de decisões estratégicas.
De acordo com Marissandra Loeff, diretora Corporativa de Serviços do Grupo NC, inicialmente, foram adquiridas 30 licenças itinerantes do Fhinck, com a ideia de utilizarem o software por 60 dias em cada processo operacional. Com os dados obtidos, iriam implementar as melhorias e, após isso, teriam um período para avaliação.
“Porém, o resultado da Fhinck foi tão surpreendente e nos mostrou inúmeras possibilidades que decidimos aumentar o escopo do projeto para 120 licenças fixas. A aceitação dos gestores foi muito positiva e a implementação do software no CSC, um sucesso. Nesse processo, nós contamos com a parceria da nossa TI para garantir a instalação da solução máquina a máquina”, conta.
Ainda de acordo com Marissandra, o Grupo NC chegou até a Fhinck por meio de pesquisas de mercado e benchmark com organizações parceiras. O desafio inicial da companhia era mapear a produtividade operacional e identificar oportunidades de melhoria de forma mais ágil e assertiva, uma vez que o processo era feito manualmente, por meio de censos e monitoramento do volume de chamados atendidos.
“Com os dados que o Fhinck nos entrega, nossa operação tem desenvolvido várias análises e temos tido insights importantes. Recentemente, desenvolvemos um mapa lógico da rotina de atividades dos nossos times a fim de entender comportamentos e níveis de produtividade nos períodos pré e pós-férias e, dessa forma, foi possível verificar a aderência às melhorias implementadas na operação. Apresentamos essas análises ao time da Fhinck e juntos, vamos desenvolver e aplicar essa lógica em sistema a fim de escalar essa solução internamente”, explica.
Os dados do Fhinck também permitiram aos gestores do CSC dividirem insights com o time de automação. Considerando as atividades que mais se repetiam na operação, eles passaram a viabilizar de forma mais assertiva a implementação das ferramentas do ecossistema Digital, como: RPAs (Robotic Process Automation) e chatbot, além de analisar as atividades que efetivamente podem ser eliminadas por não agregar valor ao negócio.
Com a parceria com a Fhinck caminhando bem, Marissandra conta que já há uma segunda fase do projeto de produtividade do Grupo NC em andamento. Nessa etapa, uma das soluções que serão exploradas é o mapa mental, onde será possível mapear a jornada dos colaboradores em cada atividade para entender quais são os passos percorridos para a realização da atividade, além dos desvios nesse processo, a fim de encontrar e definir padrões mais produtivos.
