Algumas organizações possuem missões particularmente complexas de serem cumpridas. No caso da Unimed do Brasil, Confederação Nacional das Cooperativas Médicas, o desafio é integrar um sistema cujo número de filiadas ultrapassa os 350, com unidades espalhadas em mais de 4,6 mil municípios, ou 83% do território do País. Como, então, integrar tamanha estrutura?
Parte deste esforço passa, é claro, por uma comunicação eficiente entre os membros do conselho de administração da confederação e, claro, também entre as diretorias de cada cooperativa e da Unimed do Brasil. No entanto, deslocar estes conselheiros e diretores entre grandes distâncias a cada reunião começou a se tornar um desafio não só de logística, mas também financeiro.
Nosso conselho é composto por algumas federações e tínhamos dificuldade de agendar reuniões de última hora, explica Sérgio Guimarães Ribeiro, coordenador de TI e infraestrutura da Unimed do Brasil. Foi tomada a decisão simples de fazer videoconferência entre os membros do conselho. Logo se pensou em fazer um projeto bem maior, e de imediato já houve uma grande procura das Unimeds singulares.
Assim, segundo Ribeiro, foi um projeto que cresceu sozinho, com mais vontade do sistema de fazer parte do que de irmos atrás e oferecer. À Unimed do Brasil coube fazer um investimento em infraestrutura central, ou seja, servidores que permitem as comunicações entre as unidades. Atualmente, o pessoal de TI da federação presta consultoria sobre a utilização de auditórios ou salas de diferentes tamanhos para as videoconferências, o que muda os equipamentos adquiridos pelas unidades. A integração também é feita pelo time de tecnologia da central.
A Polycom foi a fornecedora de soluções de vídeo selecionada pela Unimed do Brasil para equipar suas confederadas. Apesar de soluções de outros fabricantes terem sido homologadas pelo departamento de TI, a aceitação não foi tão grande, e só equipamentos de uma fabricante estão sendo usados. As vantagens, segundo Ribeiro, incluem qualidade de imagem e custo dos equipamentos.
Atualmente, a plataforma da Polycom interliga 188 localidades, 12 mil usuários e 209 terminais, mas os números devem continuar crescendo. São duas novas unidades integradas a cada mês.
Mas, que uso vem sendo feito? Reuniões comuns, reuniões de comitês... A maioria acaba sendo presencial só 2 vezes ao ano. Há também cursos realizados em universidades e palestras, por exemplo, explica Ribeiro. Usos clínicos da tecnologia, no entanto, não são feitos.
Um cálculo da própria Unimed do Brasil aponta que, antes do projeto, um evento presencial com 900 pessoas consumia R$ 860 mil, enquanto, em 2013, um evento de mesma proporção via videocolaboração custou 10% disso. Unimeds de grande porte podem contratar palestra e compartilhar com outras Unimeds, inclusive as pequenas que não teriam como bancar esses eventos.
Outro ganho substancial foi financeiro: até 2012 (o projeto começou em 2010), foram economizados R$ 18 milhões com passagens aéreas. Com a economia, o projeto pagou-se nos primeiros 12 meses. A redução da emissão de CO2 com essa diminuição das viagens chegou a 9 mil de toneladas. Mas há, claro, outros retornos sobre o investimento (ROI) difíceis de calcular, mas fáceis de perceber: qualidade de vida dos executivos, por exemplo.
[O projeto] começou com 20 localidades, e sempre foi muito bem documentado e medido, explica Paulo Roberto Ferreira, diretor geral da Polycom no Brasil. Tem uma medicação de ROI muito bem apurada, inclusive com eliminação de emissão de carbono. O projeto foi crescendo com velocidade muito grande.
Infraestrutura e rede
Segundo o gestor de TI da Unimed do Brasil, foram investidos cerca de R$ 6 milhões para adequar a infraestrutura de redes central no total, os investimentos já ultrapassam R$ 7,5 milhões. No entanto, quando o assunto é rede de dados, a solução escolhida foi não só das mais fáceis, como de certa forma surpreendente.
Quando começamos o projeto as empresas queriam fazer redes privadas, que tem alto custo e são complicadas de criar. Apenas duas operadoras tinham condições de nos atender, e com custo elevado, explica. Qual foi a solução? Com os protocolos [usados pelos equipamentos adotados] entendemos que não precisaríamos de uma rede privada. Ninguém tinha coragem de fazer isso, achavam que não ia dar certo.
Ferreira, da Polycom, explica que naquele momento existia um mito de que era necessária, para fazer videoconferência, uma rede separada da usual, mas que hoje é possível, através da internet, fazer todas as reuniões, algumas incluindo até 120 localidades ao mesmo tempo. A Polycom usa um protocolo padrão que geralmente utiliza metade da qualidade de banda. [É possível fazer] alta definição [HD] em 512 kbps, vídeo padrão [SD] através de 256 kbps, com qualidade bastante aceitável, assegura o executivo.
Atualmente, todo o vídeo transmitido pelas Unimeds utiliza uma rede de dados na internet, por meio de link dedicado, a única exigência do projeto. Hoje várias empresas fazem neste modelo. É possível fazer vídeo até no celular, explica o gestor, que garante que os protocolos de segurança garantem um nível muito bom de confiabilidade sobre as informações trafegados.
No entanto, há uma dificuldade: algumas Unimeds, localizadas em pontos mais remotos do País, ainda carecem de links dedicados de internet mais baratos. No sul do Pará, por exemplo, ainda acontece de um link dedicado de 2 MB custar 14 mil reais. Isso é o que as vezes pesa um pouco, pondera Ribeiro.
