Um grande desafio na área de saúde está no gerenciamento e processamento dos dados necessários para o perfeito funcionamento das clínicas e hospitais. As informações geradas pelos atendimentos dos pacientes, devem ser repassadas aos vários setores internos (consultórios médicos, farmácias, laboratórios, radiologias, faturamento, cozinha, hotelaria, limpeza, compliance, etc) assim como a diversos parceiros externos (operadoras dos planos de saúde, sistemas laboratoriais, seguradoras, órgãos governamentais, etc).
Como podemos imaginar, cada qual possui o seu sistema específico ou no mínimo um conjunto de informações peculiares aos seus trabalhos. Alimentar todos esses sistemas que fazem parte da burocracia da administração hospitalar, gera uma sobrecarga de trabalho abissal aos funcionários das clínicas e hospitais. Como consequência, temos demora no atendimento e em alguns casos, erros nas informações repassadas. A integração entre os diversos sistemas (sejam eles internos e/ou externos) é utilizada desde longa data pois é absolutamente necessária e fundamental a fim de ganhar agilidade e evitar retrabalhos ou erros.
Tradicionalmente, a automação do fluxo de trabalho é realizada através das interfaces de programação de aplicativos internos (APIs) ou linguagens de script dedicadas. São softwares que possuem como função específica à realização do intercâmbio das informações entre dois ou mais sistemas. Devido a necessidade de grande conhecimento da arquitetura interna dos sistemas a serem integrados, geralmente são produzidos pelos próprios fabricantes e executados nos ambientes internos (back-end), de forma quase transparente aos usuários.
No entanto, devido a essa limitação de profissionais com conhecimento suficiente para a produção, as implementações das APIs são caras, demoradas e necessitam de constantes atualizações. As atualizações, em sua grande maioria, derivam das novas versões dos sistemas integrados “linkados” ou ainda motivadas por uma nova informação que deverá ser compartilhada entre eles. Em contraponto as APIs nascem as RPAs. A Automação Robótica de Processos (RPA) é uma tecnologia disruptiva que tem como foco principal os processos onde há uma clara repetição das tarefas. De forma bem simplificada, todos os processos onde o teclado e o mouse são utilizados diretamente pelos usuários, para inserção das informações, essa tecnologia pode ser amplamente utilizada.
Diferentemente das APIs, onde os softwares ficavam restritos aos processos internos (back-end), as RPAs desenvolvem uma lista de ações observando o usuário atuando diretamente em sua interface gráfica (GUI) para posteriormente imitar suas ações. Utiliza as mais modernas técnicas de Inteligência Artificial e Machine Learning para aprender e melhorar a execução das tarefas.
Essa forma de atuação permite uma utilização mais ampliada, pois não há a necessidade de qualquer interferência por parte dos produtores originais dos sistemas para que haja a
automação das tarefas, gerando agilidade e redução dos custos. As soluções de RPA são extremamente recomendadas para as organizações que possuem uma gama de sistemas diferentes e complexos, que necessitam de uma interação de forma fluida e que atualmente utilizam pessoas que copiam, interpretam, manipulam e colam dados para fazê-la, incluindo soluções de acesso.
Os processos que têm como características: tarefas repetitivas, volume exacerbado de erros, capturam informações em sites ou sistemas externos e possuem grande complexidade são excelentes candidatos para o uso dessa tecnologia. Dentre eles citamos: credenciamento dos médicos, cadastramento e elegibilidade dos pacientes, agendamento das consultas e das intervenções médicas, codificação das doenças e possíveis tratamentos, documentações clínicas, encaminhamentos das reclamações ao compliance, administração dos sinistros, faturamento e conformidades, gerenciamento dos custos derivados, recuperação de contas a receber e outras atividades rotineiras e repetitivas, com regras claras de atuação. Via de regra, é possível trabalhar com RPA em todos os processos que são baseados em regras específicas e delimitadas.
Seu funcionamento é simples, uma vez que o processo foi aprendido pelo “software robô” através de uma ferramenta RPA, este será capaz de capturar e interpretar os processos específicos dos sistemas operados pelos funcionários. Podendo manipular os dados, desencadear respostas, iniciar novos processos e integrar informações com outros sistemas de forma autônoma. Lembrando que essa automação poderia ocorrer de forma interrupta (24 horas por dia e 7 dias por semana), já que será realizada por um robô.
Como exemplo da utilização dessa nova tecnologia no atendimento hospitalar, poderíamos simplesmente tirar a foto da Carteira do Plano de Saúde de um determinado paciente e o robô RPA autonomamente preencheria os dados cadastrais, localizaria o prontuário médico, preencheria a ficha de atendimento, repassaria as informações para a administradora do plano de saúde e dispararia os demais processos internos para que o atendimento corra de forma fluída, rápida e segura.
Esse tipo de automação permite que os colaboradores assumam um papel mais estratégico se concentrando nas tarefas mais críticas e principalmente trocando o tempo que seria gasto com a burocracia, pela excelência no atendimento humanizado ao paciente. Enfim a tecnologia RPA trará às organizações de saúde: aumento na eficiência operacional, redução dos custos, melhoria na conformidade e velocidade do atendimento e drástica redução na possibilidade dos erros humanos no processamento das informações.
Sobre o autor
Fernando de Carvalho Caliço é Analista de Sistemas e Colaborador do MLA - Miranda Lima Advogados.
