Os sistemas eletrônicos de gestão, conhecidos pela sigla ERP (Enterprise Resource Planning – Planejamento de Recurso Corporativo) são um passo crucial na profissionalização do gerenciamento. Surgidos na década de 1980 com o objetivo de integrar dados e processos de diversos departamentos de uma empresa, automatizando e armazenando as informações de negócios, são na Saúde, um apoio nos processos de atendimento ao paciente, como coleta e gerenciamento de dados e tomada de decisões médicas.
Considerado um marco no processo de maturidade das entidades de saúde - sua adoção apoia o processo de certificação da Organização Nacional de Acreditação (ONA), por exemplo - o recurso ainda não está presente em boa parte das instituições brasileiras. A pesquisa TIC Saúde 2014 mostra que 45% dos prestadores de serviço que utilizam internet ainda fazem os registros totalmente em papel.
Há dez "sintomas" do hospital que precisa de um ERP para garantir gestão mais eficiente e assertiva:
- A direção toma decisões baseada em feeling, já que é difícil obter informações administrativas, financeiras e assistenciais;
- Há muitas glosas ou os ciclos de pagamento se alongam por causa de processos internos;
- Não há padronização dos atendimentos, porque os protocolos não estão bem definidos;
- Na área de suprimentos, a instituição convive, ao mesmo tempo, com desperdícios, com descarte de medicamentos vencidos, por exemplo, e falta de recursos, porque não há um planejamento estruturado de consumo e reposição de itens;
- Retrabalho e muitos processos manuais são constantes, porque os fluxos de trabalho e informação não estão bem organizados;
- A produtividade é baixa, devido à burocracia excessiva e falta de dados para tomada de decisões rápidas;
- É difícil estruturar o fluxo de caixa e saber o custo real dos serviços prestados;
- Exames em duplicidade são recorrentes, porque os diversos repositórios com informações do paciente não são integrados e os dados se perdem;
- Os leitos são mal gerenciados e ficam ociosos por mais tempo do que deveriam entre a alta de um paciente e a admissão de outro;
- Seus clientes (pacientes e médicos) estão insatisfeitos com o fluxo que seguem na instituição.
Quanto mais itens assinalados, maior a urgência em se procurar por um sistema de gerenciamento.
