A Unimed Londrina, primeira unidade da cooperativa instalada no Estado do Paraná e a quinta no País, adotou a solução ATOS Lecom para automação e produtividade em processos. A cooperativa utiliza funcionalidades de Workflow e tem obtido maior agilidade, redução de custos e aumento da satisfação dos colaboradores graças à melhoria da qualidade, padronização e desburocratização obtida em uma série de rotinas administrativas, que deixaram de ser realizadas manualmente.
A adoção de uma solução de Business Process Management (BPM) com o objetivo de reduzir falhas e aumentar a produtividade foi definida como fundamental para que a Unimed Londrina obtenha êxito em seu planejamento estratégico para o período de 2011 a 2014, cujo um dos principais focos é a excelência operacional. A busca da ferramenta ideal passou pela avaliação de quatro sistemas de mercado e dois projetos-piloto, realizados pela equipe de Planejamento e Desenvolvimento Estratégico e pela equipe de Tecnologia da Informação. Em fevereiro de 2011, a solução Atos Lecom foi selecionada pela Unimed Londrina por sua adequação às necessidades dos usuários, facilidade de integração à base pré-existente, que tem um parque tecnológico com cerca de 30 diferentes sistemas, e melhor relação custo-benefício.
Segundo a gestora de Planejamento e Desenvolvimento da Unimed Londrina, Elisângela Ramos, a implantação da solução Atos Lecom é conduzida de forma diferenciada. "Antes da automatização, os processos são mapeados e redesenhados, com o objetivo de torná-los mais ágeis e menos dispendiosos. Outro diferencial é a própria integração entre sistemas, permitindo que o usuário final tenha uma única ferramenta de interface e realize as atividades uma única vez”.
A implantação e capacitação foram conduzidas por nove profissionais da Lecom e dez da Unimed Londrina, das áreas de Tecnologia e Informação, Planejamento e Desenvolvimento, Desenvolvimento Humano, Comunicação e representantes de outras unidades funcionais presentes na capacitação. O primeiro processo de aplicação do workflow foi o de solicitação de refeições. Antes, para efetuar o cancelamento de um almoço, o colaborador tinha que manter contato telefônico ou por e-mail com o Departamento Pessoal, e esta área contatava o fornecedor externo. Com a adoção da solução Atos Lecom, o próprio colaborador acessa o sistema e efetua o pedido de cancelamento, que chega diretamente ao fornecedor. "Reduzimos o desperdício de alimentos, o índice de pagamentos a mais ou a menos e estabelecemos um relacionamento mais transparente com o nosso parceiro externo", relata Elisângela.
A iniciativa da Unimed Londrina em lançar um plano de comunicação para divulgar e orientar os usuários, somada à facilidade da interface e rápidos resultados observados a partir do primeiro processo automatizado, contribuíram efetivamente para a rápida adesão dos colaboradores à solução Atos Lecom. Atualmente, processos como pagamentos, compras, gestão do patrimônio, ideias, informações, refeições, bolsas de estudo, requisição de colaborador já ultrapassaram mais de 16.000 registros. No momento, encontram-se em homologação a gestão de treinamentos, viagens e assessoria jurídica. Até o final de 2012, a expectativa é ter outros 10 novos fluxos automatizados. O escopo do projeto prevê que 100 processos sejam automatizados, no total.
Até fevereiro de 2012, a Unimed Londrina alcançou índice de 79% de integração no workflow implantado, o que tem contribuído para evitar o retrabalho de processos suportados por mais de um sistema. O índice de economia nas despesas administrativas, com apenas três fluxos dos onze fluxos lançados, já apresenta resultado de economia de 0,18%. A meta é alcançar 1% até o ano de 2014.
Sobre a Lecom
Lecom significa Liderança Estratégica em Comunicação Digital. Fundada em 1995, a empresa oferece soluções de comunicação digital e tecnologia a fim de facilitar estratégias corporativas e agregar valor econômico e social às empresas que vêem a Tecnologia da Informação como diferencial competitivo. Algumas de suas principais soluções são: ATOS Lecom, e-Procurement, e-Marketing, Força de Vendas, Projetos Transacionais, entre outras. A empresa já foi premiada por veículos especializados como melhor fornecedora de soluções e-Marketing e Força de Vendas, tendo vários clientes premiados também por ser referência na utilização de soluções de comunicação digital em seu setor. Com unidades em São Paulo (capital e interior) e na região Sul, a Lecom possui clientes de médio e grande porte em todo Brasil, cujas marcas resumem sua expertise: BMW, Melitta, Lorenzetti, Marcegaglia, Dedini, On Line Editora, Votorantim Siderurgia, Votorantim Metais, Penalty, FerrettiGroup, entre outras. Para mais informações acesse: www.lecom.com.br
Sobre a Unimed Londrina
Cooperativa de trabalho médico que oferece assistência na área da saúde, com atuação em Londrina e em outras 28 cidades do norte do Paraná. Em 41 anos de história, a Unimed Londrina se mantém na liderança do mercado regional de plano de saúde, com número superior a 170 mil clientes, 450 colaboradores, 1.000 médicos cooperados, 32 hospitais, além de laboratórios, clínicas especializadas, clínicas de imagem e ambulâncias credenciadas.
