Hoje são várias as regulamentações e leis estatais e federais, em todo o mundo que tornam obrigatória a digitalização de registros de saúde, com a finalidade de facilitar o intercâmbio de dados clínicos para reduzir os erros, baratear os custos e melhorar o cuidado do paciente. Também existe a necessidade de manipular eficientemente a quantidade crescente de registros e dados, pois o atendimento ao paciente dependerá cada vez mais da capacidade de acessar de maneira confiável e fácil os seus registros de saúde.

Enquanto os prestadores de serviços médicos são incentivados a adotar o uso de registros médicos eletrônicos (RME pela sua sigla em inglês), os profissionais de TI dentro do setor de saúde se encarregam de manter o bom funcionamento do centro de dados. Porém isto é cada vez mais difícil, devido ao fato de a adoção generalizada dos sistemas eletrônicos de registros ser algo complexo em função do crescimento e da consolidação do armazenamento, sem contar que a isto se soma a explosão do volume de dados por causa das imagens médicas digitais e dos requisitos de alta disponibilidade. Além disso, os prestadores de serviços médicos enfrentam restrições orçamentárias, que limitaram ou atrasaram a aquisição de novos equipamentos.

A maioria dos profissionais de TI do setor médico está concentrada na otimização dos sistemas existentes e no prolongamento da sua vida útil. A boa notícia é que, diante do crescimento exponencial da informação, muitas organizações têm 50% ou mais de capacidade de armazenamento. E também existem muitas tecnologias que podem ajudar a aperfeiçoar a utilização da capacidade dos sistemas e dos recursos existentes.

Eficiência na Administração do Armazenamento

Historicamente, em tempos de orçamentos abundantes, sempre foi tentador para os prestadores de serviços médicos adotar o enfoque da “solução rápida” para abordar os problemas de administração de armazenamento. O custo adicional de agregar as imagens médicas digitais foi relativamente pequeno e poderia ser absorvido pelo orçamento. Este método pode facilitar o rápido desenvolvimento do projeto, embora também acarrete o armazenamento subutilizado. No entanto, a taxa média de utilização de meios de armazenamento de uma organização é de apenas 35%.

A definição precisa de armazenamento de informação é difícil e, em consequência disso, as organizações e os hospitais podem adquirir meios de armazenamento a altos preços para cobrir o consumo esperado ? de dois a três anos de imagens médicas. Para as novas aplicações, sem dados de tendência histórica, é designado certo espaço, mas se a capacidade designada é muito grande, o excesso de capacidade pode ficar sem ser utilizado por muito tempo.

Este tipo de gasto desnecessário é a principal consequência da falta de cuidado com este assunto. Se um hospital ou um grupo médico utiliza somente 50% da sua capacidade de armazenamento, é como se pagasse o dobro por ela. Isto porque o espaço ou a capacidade que não está sendo utilizada, também consome energia, aumenta os custos de refrigeração e utiliza desnecessariamente o espaço físico, além de custar dinheiro com manutenção com nenhum retorno do investimento. Por outro lado, as licenças de software do centro de armazenamento de informação normalmente se baseiam na capacidade total, não na capacidade utilizada, o que aumenta o custo do software desnecessariamente.

O armazenamento eficaz de imagens digitais

Os avanços na tecnologia de diagnóstico e a crescente popularização das imagens e dos registros médicos digitais geraram grandes redes de sistemas de armazenamento de informação heterogêneas, que agora guardam grandes quantidades de dados. Diante deste panorama, os prestadores devem adotar um enfoque pró-ativo para atender os futuros desafios.

Com um projeto de estratégia empresarial e de implementação para a administração de registros e de arquivos de imagens médicas, além de uma aplicação de administração de armazenamento centralizada, os gerentes de TI podem utilizar uma única interface para ver, controlar e migrar a informação armazenada em vários servidores em distintas localizações.

Para utilizar melhor estes recursos, os prestadores de serviços médicos podem aproveitar as tecnologias. Por exemplo, a Administração de Recursos de Armazenamento (SRM pela sua sigla em inglês) permite que os encarregados de TI naveguem pelo entorno e identifiquem dados obsoletos ou não críticos que podem ser transferidos para um armazenamento de menor custo. Estas ferramentas também podem ser utilizadas para prever futuros requisitos de capacidade.

A tecnologia SRM também pode ajudar os prestadores de atendimento médico a fazer uma avaliação e proporcionar uma visão das instalações do entorno, que permita identificar áreas problemáticas, oportunidades de consolidação e criar uma lista de prioridades de soluções.

Uma solução de administração centralizada como a SRM também simplifica os procedimentos de arquivamento, realização de cópias de segurança e recuperação de dados conforme os requisitos da organização e dos parâmetros regulatórios. Ao dar prioridade para a informação e criar diferentes níveis de armazenamento, os administradores podem colocar os dados de baixa prioridade em armazenamento de informação de menor custo enquanto garantem que a informação recente seja mais facilmente recuperada. Eliminar cópias de segurança redundantes de dados únicos também pode reduzir as requisições e o tempo de segurança, o que faz com que as exigências da TI diminuam e os custos sejam reduzidos.

Uma arquitetura para o armazenamento empresarial centralizada melhora a utilização, alivia as exigências de TI e reduz os custos. Embora os dados de imagens clínicas sejam grande parte do problema, uma solução integral incorpora as melhores práticas para as cópias de segurança e o armazenamento de imagens médicas, RME e outro tipo de informação digital do setor de serviços médicos.

Levar em conta o que é armazenado

A redução de dados redundantes é outra tecnologia que ganhou ampla aceitação como ferramenta para agilizar o processo de cópias de segurança. Ela elimina a informação duplicada ? inclusive quando não está relacionada, reduzindo muito o efeito multiplicador de dados na informação.

Por exemplo, se um documento escaneado em um arquivo anexo de correio eletrônico é armazenado em diferentes servidores de arquivos várias vezes, a redução de dados redundantes garante que apenas uma cópia seja armazenada, sem importar quantas vezes sejam geradas cópias de segurança adicionais ou completas. As organizações de atendimento médico podem considerar a possibilidade de equipamentos especializados para oferecer funções de redução de arquivos redundantes e de cópias de segurança em disco. No entanto, estes equipamentos trazem complexidade para o centro de dados, que terá mais dispositivos para administrar, e realmente agregam capacidade ao entorno, ao invés de utilizar o que já existe de maneira mais eficaz.

Utilização de recursos existentes por meio do arquivo de dados

A diminuição de dados redundantes assim como o armazenamento em função das necessidades atuais são estratégias para reduzir o uso de espaço e a taxa de crescimento dos novos dados ou para encontrar formas mais eficientes de armazená-los. O armazenamento em função das necessidades atuais pode ser utilizado para melhorar e habilitar a utilização da capacidade de armazenamento de informação, pois permite que as aplicações compartilhem um banco de memória disponível que reduz a quantidade necessária para qualquer aplicação individual. Também elimina as conjecturas no novo suprimento de aplicações, porque as aplicações de crescimento rápido podem ter acesso ao espaço quando for necessário, enquanto que as de baixo crescimento não acumulam espaço vazio. É preciso lembrar que os conteúdos com o maior volume de dados desnecessários e obsoletos são os de dados não estruturados, como o correio eletrônico e os arquivos das organizações de atendimento médico.

Por isso, é recomendável que os profissionais de TI dos serviços médicos procurem uma maneira de resolver as preocupações comuns de administração relativas ao correio eletrônico e à informação não estruturada, administrando os recursos de forma mais eficaz. Recursos como a tecnologia de arquivamento ajudam no momento de transferir elementos mais antigos de armazenamento da aplicação principal para um arquivo on line de acordo com as políticas definidas pela empresa. Também aproveita as tecnologias de armazenamento otimizado de única instância e de compreensão para reduzir ainda mais o especo ocupado pelos dados.

Ao controlar o tamanho do armazenamento das mensagens, as aplicações e os servidores onde estão alojados continuam concentrados nas transações em tempo real. O arquivo on line também permite que as organizações racionalizem os seus recursos de armazenamento e se concentrem nos dados transacionais e dinâmicos. O conteúdo mais antigo, aquele ao qual se tem acesso com menor frequência, pode ser transferido para um dispositivo de armazenamento secundário ou terciário, para poupar dinheiro para fins mais estratégicos.

Práticas melhores para manter o orçamento já existente de armazenamento

Os gerentes de armazenamento já não podem se dar ao luxo de cortar os custos de administração. Entretanto, as limitações orçamentárias são uma oportunidade para terminar os projetos existentes enquanto são implementados processos, procedimentos e tecnologias simples para melhorar o perfil dos custos de armazenamento.  

Um enfoque com práticas melhores deve incluir os seguintes objetivos:
? Desenvolver um plano empresarial de estratégia e implementação para padronizar a administração de registros, o armazenamento de correio eletrônico e o arquivamento de imagens médicas; e centralizar a administração de armazenamento de informação para melhorar a utilização, aliviar as exigências de TI e reduzir os custos;
? Criar procedimentos para descobrir, identificar e priorizar dados empresariais críticos, estruturados e não estruturados;
? Implementar processos de eliminação de dados duplicados para reduzir a quantidade de dados redundantes armazenados em vários lugares;
? Desenvolver uma infraestrutura de armazenamento de informação por níveis como preparação para a administração limitada ou para a grande escala do ciclo de vida da informação; os diferentes tipos de dados que são encontrados dentro da empresa e os objetivos relacionados ao nível de serviço determinarão a quantidade de níveis necessária;
? Implementar uma infraestrutura de segurança centralizada para a proteção dos dados em sistemas heterogêneos de armazenamento de informação;
? Estabelecer planos formais de segurança e de retenção de dados que integrem o valor empresarial da informação classificada e os níveis de armazenamento de dados.

Ao implementar uma infraestrutura de armazenamento integrada e padronizada, as organizações de atendimento médico podem atingir estes objetivos e, portanto, otimizar o atendimento ao paciente, reduzir erros médicos, controlar os custos e aumentar a eficácia.

O uso de uma interface de software por meio de múltiplas plataformas significa que a TI utiliza um console de administração centralizado com uma única interface para todas as plataformas. Os administradores de armazenamento de informação podem ver diferentes departamentos? radiologia, cardiologia e outros ? e tomar decisões de armazenamento baseadas em uma visão unificada e de alto nível de toda a rede de armazenamento de informação. E quando servidores, equipamentos de armazenamento e outros componentes de hardware são retirados, é possível fazer a atualização facilmente sem a necessidade de adquirir um novo software.

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