A grande novidade das empresas é a adesão ao no paper, termo em inglês para evitar a produção de registros em papel, eliminando ali sua impressão. Esse processo é a evolução máxima do paperless, processo que elimina o papel e o transforma em documentos eletrônicos.
A evolução segura por meio de backups, blindagens de acessos, assinaturas e certificações digitais dos documentos físicos para eletrônicos, diminuindo o uso excessivo do papel e tratando a informação na origem – liberando espaço nas prateleiras, é a missão da ARCOI – Arquivologia Corporativa, empresa gaúcha pioneira no Estado na criação e implementação de projetos de estruturação de arquivos físicos e eletrônicos em organizações, respeitando as questões legais e tecnológicas pertinentes ao assunto.
Atualmente, a Arcoi atua fortemente na Indústria, mas está expandindo para a área da saúde. Um exemplo de case da Arcoi são em instituições hospitalares. Calcula-se que 1 entre 20 hospitais brasileiros estão efetivamente informatizados, aplicando os quesitos do Nível 1 e 2 de segurança, quando nos Estados Unidos esta tendência atinge 40% das instituições. “É um trabalho de construção que exige determinação e método, mas os resultados são sempre compensadores”, afirma Anna Rocha.
Com uma metodologia própria, trabalha em conjunto com a área Jurídica e de Tecnologia da Informação das corporações. Tudo para garantir a segurança dos documentos. “Em muitos casos, podemos digitalizar os documentos e descartar os papeis. Orientamos, o Jurídico valida esse descarte, e a TI aprimora para atender essa demanda”, explica a arquivologista.
