Gestão por inovação na área de Compras. Esse tem sido um dos objetivos do Hospital São Luiz, de São Paulo, desde 1995 – quando a instituição implantou o código de barras nos seus produtos. Cinco anos depois, a unidade deu início a implantação do projeto-piloto do sistema de compras eletrônicas de medicamentos, da Bionexo. “Esse foi um grande passo para a área, que antes fechava sua programação de compras em cerca de 40 dias. Hoje, o processo é finalizado em até 48 horas”, comemora o supervisor de Compras do São Luiz, Ronie Oliveira Reyes.

Mas a busca por gestão por inovação não para por aí. Em 2007, o hospital desenvolveu um plano de ações por meio de uma análise de cenário, identificando os problemas a serem abordados dentro do setor.

O primeiro ponto a ser tratado foi o organograma como um todo. “Queríamos um modelo que captasse maior profissionalismo”, explica. Um dos primeiros passos foi trazer a função de Pesquisa e Desenvolvimento para dentro da área de Compras. Outro ponto estratégico adotado pela unidade foi colocar uma equipe à disposição do Almoxarifado – considerado seu principal cliente dentro do hospital.

“Essas atitudes resultaram em um maior tempo para as pessoas fazerem o que realmente precisam, além da satisfação de todos os envolvidos e do próprio cliente interno.”

A partir de então, o hospital construiu a gestão de indicadores, que se divide em três etapas: construção; comprometimento do grupo por meio de análise em equipe, incentivo e orientação; e compartilhamento com foco em times auto-gerenciáveis.

Para um resultado ainda melhor o São Luiz adotou a ferramenta de outsourcing, permitindo um maior espaço de armazenamento de medicamentos dentro da unidade hospitalar. E ainda, a área passou a contar com parcerias operacionais e acordos logísticos para mudar a forma de abastecimento, independente do valor.

“A questão preço x valor nos permitiu reduzir 30% do valor de Notas Fiscais do almoxarifado, além de reduzir os erros de inventário, registrar 17% a menos no volume de compras e cumprir 99% de nível de assistência. Isso sem falar em 1,2 milhão de ampolas a menos para serem etiquetadas”, destaca Reyes.

Em nível de serviços, a área de Compras reduziu 64% do tempo de atendimento. Em relação a laudos emitidos, em 2008 a unidade registrou 389 emissão, com uma economia anual de R$ 641,4 mil. Já em 2009, foram emitidos 354 laudos, com economia de R$ 1,6 milhão.

“Essa economia obtida pela área de Compras é igual a 10 dias de receita do grupo ou o mesmo que um aumento de 5% na receita anual da unidade Itaim. Podemos falar também em 30 dias de salário da companhia.”

De acordo com Reyes, todas estas alterações geraram um modelo único de compras, que leva em conta o padrão de qualidade e o comportamento ético. “Isso mostra que negociação não é suficiente. É preciso gestão”, afirma.

Para melhorar ainda mais os resultados do hospital, a unidade optou por implantar o sistema de leilão eletrônico para compras de equipamentos médico-hospitalares. Com a parceria da Bionexo, a ferramenta teve seu primeiro teste realizado em novembro último.

A primeira rodada do leilão resultou na redução de 11% no valor do produto, enquanto a segunda terminou com 15% a menos. “No terceiro leilão nós conseguimos repor o parque de equipamentos médicos da unidade Morumbi com 40% a menos no valor final dos produtos anunciados”, relata.

Essa prática, muito utilizada no setor público, ainda é novidade no setor privado de saúde, segundo o presidente da Bionexo, Mauricio de Lázzari Barbosa. “Essa é uma nova modalidade de compra eletrônica. Os fornecedores fazem disputa de preço baseado numa demanda do próprio hospital, são dado lances até o momento onde existe uma parada e acaba sendo declarado o vencedor” explica.

De acordo com Barbosa, a ferramenta permite uma economia bastante importante, além da transparência durante o contrato. “A margem de preço será sempre baixa”, conclui.

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