Elas ficam atrás de bancadas e computadores atendendo a dezenas de ligações diárias, harmonizando a agenda do médico e dos pacientes, sempre com a obrigação de lidar com toda a pressão com um sorriso no rosto. Isso sem falar nas inúmeras tarefas burocráticas e administrativas comuns às pequenas clínicas e consultórios. A vida de uma recepcionista de um consultório médico não é nada fácil.

Neste contexto, a startup brasileira iClinic desenvolveu um software em nuvem voltado para gestão de pequenos consultórios e clínicas, o que engloba diversas ferramentas que beneficiam não só os médicos, mas também as recepcionistas, que são parte fundamental para o sucesso desse tipo de empreendimento.

Entre outras funcionalidades, o software contempla envio de lembretes automáticos de consultas e exames, fluxo e gestão de recebimentos e pagamentos financeiros, convênios aceitos, geração de relatórios e agendamento e cadastro de pacientes online. Tudo isso pode ser acessado de qualquer lugar, inclusive pelo celular, já que o software é hospedado na nuvem e, portanto, não precisa ser instalado. Dessa forma, a recepcionista não se perde nas tarefas relacionadas à gestão e tem tempo suficiente para dar atenção às demandas do paciente.

De interface leve e uso intuitivo, o software “pegou”: atualmente, o programa já é utilizado em cerca de 20 países da América, Europa e África, como Estados Unidos, Reino Unido, Itália, Colômbia, Cabo Verde e Angola. Uma curiosidade é que o sistema é em português e, mesmo assim, vem sendo cada vez mais utilizado por profissionais de nações que falam diversos idiomas, o que evidencia ainda mais seu potencial sua fácil utilização.

Para o fundador e CEO da iClinic, Felipe Lourenço, as demandas das recepcionistas são universais. “O primeiro contato dos pacientes é com a recepcionista, então ela precisa estar preparada para esse momento. Aí o paciente faz uma série de perguntas, marca, desmarca, pergunta se atende um determinado convênio. Se a recepcionista se perde nesse momento, pode até marcar duas consultas no mesmo horário e deixar um outro vago, gerando uma experiência péssima para os pacientes e prejuízo para o consultório. E isso pode acontecer em qualquer lugar do mundo”, avalia.

Nesse sentido, o executivo acrescenta que o papel da iClinic é eliminar as possibilidades de desorganização, otimizar o tempo da recepcionista e, por consequência, potencializar o volume de negócios da clínica. “Só o lembrete de consultas e exames, para citar um exemplo, reduz em até 30% as faltas. Há ainda o agendamento sincronizado, a vasta economia com a papelada e a melhor utilização do tempo da profissional, que agora fica voltada ao atendimento do paciente, que é o que interessa”, diz.

Além do software, a iClinic oferece ainda um curso profissionalizante para as recepcionistas, que aborda desde orientações na área de comunicação e relacionamentos interpessoais – como técnicas para lidar com pacientes insatisfeitos e dicas para falar ao telefone – até aspectos mais técnicos, como gestão de e-mail, whatsApp e mídias sociais, organização de recebimentos, pagamentos e cobranças, agendamento e cadastro de pacientes, procedimentos e convênios, uso de sistema de gestão e emissão de relatórios de desempenho da clínica, entre outros. O curso tem duração de 6 horas, é totalmente gratuito, online, e sua conclusão garante um certificado.

“Nossa ideia é preparar a recepcionista para todos os desafios acerca da sua rotina. Isso envolve elementos técnicos, como a própria utilização do software e a gestão da agenda do médico, mas também se desdobra para aspectos comportamentais, como priorização de tarefas, organização, equilíbrio emocional. As recepcionistas são fundamentais para que o médico exerça a medicina com excelência, e esse é o nosso objetivo”, finaliza.