Ter uma boa gestão de clínica odontológica pode não ser uma tarefa fácil, e os profissionais da área sabem bem. Pequenas falhas de comunicação, por exemplo, podem gerar grandes problemas, tanto na parte financeira, quanto na qualidade dos serviços prestados pelos consultórios.
Para ter uma gestão assertiva e um atendimento eficiente, desde a recepção até a saída dos seus pacientes, o estabelecimento de procedimentos simples e padronizados, é fundamental.
Mas o grande mal que afeta muitos profissionais da área, é justamente que a faculdade os prepara para serem grandes dentistas, mas não passam nada sobre noções de gestão, finanças, vendas ou liderança. E claro, quem possui uma clínica odontológica precisa ter conhecimento sobre essas áreas.
Por isso, nós separamos algumas dicas para melhorar a sua gestão de clínica odontológica. Bora conhecer?
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Como fazer a gestão de um consultório odontológico?
Manter uma clínica bem organizada com atendimentos ágeis, sem erros ou atrasos, pode ser um desafio constante para muitos doutores. E, justamente por isso, é fundamental que todos os gestores priorizem uma estrutura que seja adequada aos fluxos e rotinas do consultório.
Uma boa estratégia é utilizar e apostar nas ferramentas digitais. Dessa forma, é possível eliminar vários problemas da sua clínica, podemos mencionar alguns: perda de informações, falhas de agendamentos, erros de orçamento e muitos outros.
Além da tecnologia, oferecer treinamento para a equipe em busca de um atendimento adequado, criar processos padronizados e modernizar sua agenda também são boas estratégias para melhorar a gestão do consultório.
Outros exemplos que são fundamentais para a rotina odontológica, são:
- Contas do consultório;
- Controle do fluxo de caixa;
- Custo do funcionamento da clínica;
- Demonstrativo de resultado e lucro.
Agora que você já tem uma ideia geral dos pontos mais importantes, confira abaixo 7 dicas para melhorar a organização e gestão da sua clínica odontológica!
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1. Mantenha o ambiente organizado
Com certeza você já deve ter escutado a famosa frase “a primeira impressão é a que fica”. Pois bem! No caso das clínicas odontológicas, ela também se encaixa!
Se a clínica passa uma impressão de ser uma bagunça, o cliente não terá apreço pelo ambiente que está, por acreditar que é tratado com desleixo. Por isso, manter um ambiente organizado e, ao mesmo tempo, agradável para os seus pacientes, deve ser uma prioridade, pois é fundamental que eles tenham uma boa impressão do local.
Manter um ambiente limpo e aconchegante pode ajudar o consultório a conquistar uma cartela ampla de pacientes, além de fazer eles sentirem que de fato são bem cuidados no lugar onde estão.
Existe um conceito muito importante para ter em mente e utilizar na gestão de sua clínica: não é apenas a primeira impressão que importa. O ideal é que o paciente saia do seu consultório com a sensação de ter vivido uma experiência incrível, ou seja, ter passado por um bom atendimento, com procedimentos seguros e ágeis.
2. Organize sua agenda
No decorrer da semana, a agenda está lotada de consultas e, você doutor, precisa fazer um encaixe em meio aos atendimentos, para os profissionais da área, esse tipo de situação é bem comum e uma agenda digital pode ajudar e muito.
Além disso, já parou para pensar que pode acontecer de um determinado paciente não comparecer e esquecer de avisar? Querendo ou não, é um imprevisto que pode prejudicar a programação da agenda do seu consultório. No entanto, existem algumas formas para ajustar melhor as consultas e, dessa forma, obter uma boa gestão de clínica odontológica.
O uso de uma agenda digital na gestão de clínicas odontológica pode evitar problemas como: perda de prontuários, desordem no local de trabalho, além de perda de tempo e de espaço para armazenamento. Outra funcionalidade da agenda digital é que você pode verificar e organizar seus horários sempre que precisar.
Além disso, manter o contato com o seu paciente após ele fazer o agendamento da consulta, é uma das melhores formas de evitar atrasos e desmarques. Existem, até mesmo, ferramentas que enviam lembretes automaticamente para confirmar o horário do paciente.
Essa facilidade é uma ótima dica para ajudar na organização dos atendimentos, podendo aumentar o fluxo do consultório e reduzir o número de desmarques.
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3. Otimize o trabalho da sua recepcionista
A secretária do consultório possui um papel fundamental na qualidade do atendimento e da experiência do paciente na sua clínica odontológica. Por isso, é importante aliviar a sua carga de trabalho para que ela possa focar no atendimento de pacientes na recepção e resolução de problemas.
A agenda digital já ajuda nesse ponto, mas o uso de chatbots e atendimentos automatizados por meio de IA, colaboram ainda mais para que ela não precise ficar atendendo telefonemas ou respondendo outros pacientes via WhatsApp.
Isso permite que ela fique focada no atendimento daqueles que já estão no consultório, tirando suas dúvidas, resolvendo problemas e melhorando a experiência de todos.
4. Registre todo o movimento do consultório
Uma clínica odontológica bem gerida precisa, necessariamente, de ter bastante cuidado e controle com as suas finanças. Por isso, é importantíssimo controlar tudo aquilo que entra e tudo que sai em termos de dinheiro do seu consultório.
Apenas mapeando e acompanhando todos os custos e receitas, e claro, organizando eles, é que podemos identificar o que está dando prejuízo ou lucro, e assim buscar uma gestão mais estratégica dos seus recursos.
É claro que monitorar todas essas informações é muito difícil, e por isso é importante contar com softwares de controle financeiro, e claro, garantir uma boa organização das contas do consultório.
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5. Utilize um software de gestão
Utilizando um software de gestão você pode abrir mão de documentos de papel, fazendo todo o controle das finanças da clínica odontológica de forma digital. Além de evitar o risco de perda de documentos, ele também automatiza diversos procedimentos, otimizando seu tempo e garantindo maior foco na gestão do consultório.
Existem softwares especializados na gestão de contas de clínicas odontológicas, que facilitam o seu controle, otimizam as burocracias, e te permitem identificar os gargalos de recursos do seu consultório de forma mais ágil.
6. Organize seu estoque
Um estoque padronizado e organizado pode ser uma tarefa complicada, ainda mais se a sua clínica ou consultório tiver grandes dimensões.
Ter um estoque devidamente organizado ajuda no momento de ter acesso aos materiais utilizados nos procedimentos e, também, colabora para que os responsáveis pela compra de insumos saibam o que devem comprar e qual a melhor data.
Parece ser algo complicado, não é? Mas fique calmo: existem maneiras simples para você fazer uma organização eficiente e um bom gerenciamento do estoque de sua clínica.
É fundamental separar alguns minutos do seu dia para conferir a organização da clínica, de forma geral. Todos os setores são importantes e devem ter a atenção especial. Além disso, existem softwares de gestão de estoques que podem ser usados para te auxiliar nesse controle e organização.
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7. Mantenha seus processos atualizados
Hoje em dia, os avanços tecnológicos vêm conquistando o mundo e a área ligada à saúde não fica de fora. Os consultórios odontológicos buscam, cada vez mais, atualizar-se implantando sistemas, ferramentas e métodos que possam destacá-los e, com isso, fidelizar mais pacientes.
Além da organização dos processos administrativos, a preocupação com o atendimento, de forma geral, são estratégias que também estão relacionadas ao bem-estar do paciente durante os atendimentos, pois é fundamental que a qualidade dos serviços oferecidos seja prioridade para o profissional.
Um consultório odontológico possui muitos setores relevantes que exigem atenção e a administração correta, fator que é fundamental para definir o sucesso do negócio.Todas as atividades e procedimentos devem ser realizados pensando em uma boa posição no mercado odontológico, buscando sempre oferecer o que existe de mais completo e moderno no segmento da odontologia.
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