Características indispensáveis para um software de gestão

O mercado de saúde de varejo vem crescendo no Brasil e a prova disso é a quantidade de propaganda de clínicas populares. Esse crescimento ocorre por alguns motivos, como o déficit no atendimento público devido a falta de recursos e má gestão, a enorme perda de beneficiários dos planos de saúde em virtude da crise econômica e financeira presente na economia desde de meados de 2014 e a busca por serviços econômicos por parte da população.

A necessidade do mercado fez com que multiplicassem os empreendedores interessados em uma fatia desse segmento, mas, por ser um modelo novo e pouco explorado, percebe-se que um dos principais problemas de gestão é a falta de experiência de gestores, baixo conhecimento dos processos e dificuldade de encontrar ferramenta sistêmica que atenda as necessidades específicas deste modelo, causando um grande impacto na administração e consequentemente ocasionando perdas tangíveis e intangíveis, que, de certa forma, podem dificultar a atuação neste mercado.

Por isso, um software de gestão é fundamental para apoiar a administração de clínicas populares e algumas características de rotina são indispensáveis para este sucesso, como:

O software deve proporcionar o preenchimento de questionários específicos e configuráveis, exemplo: como ficou sabendo?; de onde vem?; pesquisa de satisfação. A possibilidade de identificar e segmentar o público atendido é extremamente importante, tendo em vista a estratégia de atuação, ofertas de produtos e serviços, marketing direcionado, propaganda segmentada, dentre outros benefícios. Com a pesquisa de satisfação é possível identificar com maior sensibilidade os principais pontos de atenção, bons e ruins, proporcionando ajustes e melhoria contínua das ofertas.

A disponibilização de um portal de acesso e informações com resultados de exames, agenda on-line e ouvidoria pode ajudar a reduzir custos internos com pessoal e cria um novo canal de comunicação com seu público. A ferramenta também deve proporcional funcionalidades de apoio ao Call Center, visando a redução do tempo médio de espera e atendimento. É importante ressaltar que a possibilidade de comunicação multicanal pode proporcionar redução de posições no call center e, consequentemente, a redução de custo fixo.

A ferramenta sistêmica deve possibilitar de forma usual o recebimento dos valores referente ao produto e serviço na entrada do paciente, bem como o controle dos serviços a serem executados futuramente. Este processo deve funcionar como workflow e é fundamental para garantir o bom atendimento. Deve também possuir integração entre os aplicativos possibilitando que todos os itens passíveis de cobrança inseridos no prontuário eletrônico estejam visíveis no aplicativo de cobrança, evitando falhas nos processos.

O processo de pagamento é fundamental para as clínicas populares, tendo em vista que foi desenvolvido para atender usuários que não possuem plano de saúde, com isso, o controle do fluxo de recebimento é de suma importância.

A funcionalidade de repasse é extremamente importante, tendo em vista a necessidade de controlar os valores a serem repassados aos profissionais que atendem o paciente e ou executam procedimentos. Como existem diversos modelos de remuneração por produtividade, é fundamental que a ferramenta proporcione uma variedade de parâmetros para atender a respectiva negociação entre o prestador e o contratante.

É de suma importância o atendimento ao fluxo interno, possibilitando o processo de check-in, chamada em painel eletrônico, totem de autoatendimento, controle de espera de paciente em cada fase de atendimento na unidade (Recepção, Caixa, Pré-consulta, Consultório, Exames, Medicação ou qualquer outro necessário). Além de contabilizar o tempo gasto em cada processo, a ferramenta deve apoiar na organização dos encaminhamentos internos, entre setores e localização de pacientes.