Conheça quatro ferramentas que são essenciais para a gestão do seu

Há quatro ferramentas extremamente importantes para qualquer tipo de negócio, sendo que uma delas é composta por conhecimento, habilidade e atitude, mais conhecida como CHA. É a interseção desses três comportamentos que geram o sucesso profissional, por isso se faz necessário ter conhecimento e a prática do negócio, não apenas saber dirigir. E além de todos esses itens, se não houver vontade de querer realizar, nada vai para frente.

A segunda que eu vou indicar é a análise SWOT, um quadro em que são colocados os pontos fortes, as oportunidades, pontos fracos e ameaças. No primeiro ponto, é importante destacar quais são as características relevantes da sua empresa que podem posicioná-la no mercado competitivo de forma que fique em evidência. Já as oportunidades, são questões em que não se pode controlar, porque são fatores externos que as determinam. Também é necessário colocar na ponta do lápis os pontos fracos, sem medo ou receio, pois é essencial identificar os gargalos do negócio. Por último, as ameaças, os riscos que podem ser enfrentados.

As oportunidades e ameaças são variáveis incontroláveis do cenário, já os pontos fortes e fracos são mutáveis e podem ser alterados de acordo com a gestão. As fraquezas precisam ser estudadas para que se tornem pontos fortes, e as ameaças analisadas para a criação de estratégias. Enquanto isso, muitas pessoas deixam de enxergar as oportunidades, essenciais para a evolução.

Para saber mais sobre esse assunto, um bom livro que posso recomendar é O jeito Harvard de ser feliz. Uma das discussões trazidas nele é a seguinte: quem tem sucesso é feliz, ou quem é feliz tem sucesso? Fazer esse questionamento também pode ajudar em todo o processo.

A terceira ferramenta é chamada de 5W2H, que auxilia na execução tarefas que nos propomos a realizar, seja melhorar a gestão financeira, captar mais clientes, treinar a equipe etc. Essa organização permite criar um passo a passo de como essa iniciativa será implementada.

Os 5W são compostos das seguintes questões: o que, quem, quando, onde e porquê. Vamos supor que a tarefa é relacionada a gestão financeira (o que?), o executor será o gerente (quem?) e ele vai fazer o processo no escritório (onde?), já o prazo é determinado tendo em mente que necessário ter um começo, meio e fim (quando?) e, por último, é preciso ter uma razão para fazer essa tarefa (porquê?).

Após concluir os 5 W’s, passamos aos 2H’s, que é onde será dissecado como esse processo será executado e qual será o custo dele. Quando se fala nisso, o primeiro pensamento que passa pela cabeça é relacionado a dinheiro, mas não é somente sobre isso, na realidade existem outros custos que nos impedem de realizar determinadas ações. Alguns livros relatam, e geralmente é verdade, que dois dos maiores esforços atualmente são o tempo e a atenção. Esses são artigos de luxo, porque as pessoas dificilmente dispõem por conta de grande concorrência de informação nos dias de hoje.

Vale lembrar também que todas as responsabilidades que são delegadas precisam de controle, não se trata de fiscalização, mas sim acompanhar os processos na intenção de melhorá-los.

A quarta e última ferramenta chama-se PDCA (plan, do, check e action). Essa é uma técnica que ajuda a gerenciar e comparar o planejamento e os resultados, além de verificar se esses estão coerentes com o plano proposto e, com isso, determinar qual será a ação realizada. Do contrário, é necessário retomar o planejamento para saber quais etapas precisam ser alteradas.

Independentemente da ferramenta que mais lhe agrada, o primeiro passo sempre será estabelecer metas e métodos para chegar ao objetivo final. Em seguida, é necessário treinar e executar o que precisa ser feito, para então checar os resultados e as metas alcançadas. Por último vem a ação, que pode ou não ser corretiva, dependendo dos resultados.

Conhecendo essas ferramentas, é possível fazer análises precisas de como melhorar os resultados da sua empresa, com base em informações que estão disponíveis interna e externamente.

Especialista em gestão de negócios para a área da saúde começou a sua carreira em Assis. Após alguns anos, notou a abertura de um nicho em que as pessoas eram pouco conscientes a respeito, a consultoria de negócios e o marketing para a área da saúde. Com o interesse no assunto, abdicou do trabalho de dentista, sua formação inicial, e fundou a SIS Consultoria, especializada em desenvolvimento e gestão de clínicas.