Por Davi Uemoto*
A sustentabilidade da cadeia de dispositivos médicos depende de um elemento que muitas vezes parece administrativo, mas tem impacto direto sobre a capacidade das empresas fornecerem produtos e serviços de forma contínua: a previsibilidade financeira. Quando uma empresa não sabe exatamente quando receberá pelo que entregou, quanto será efetivamente pago ou por que determinado valor foi glosado, toda a cadeia perde eficiência, e as pequenas e médias empresas são as primeiras a sentir os efeitos.
O cenário atual exige atenção. Entre os associados da ABRAIDI, o volume total de retenção de faturamento, glosas e inadimplência chegou a R$ 5,787 bilhões, equivalente a 36% do faturamento das empresas. Como consequência, 64% das associadas precisaram recorrer a empréstimos para enfrentar os impactos desse descompasso financeiro.
O prazo médio entre a autorização para emitir a nota fiscal e o recebimento do pagamento, após a realização de um procedimento cirúrgico, alcançou 170 dias. Somente a inadimplência cresceu 71% e atingiu o maior volume desde o início do monitoramento, há oito anos.
Esses números não representam apenas um problema financeiro. Revelam uma cadeia na qual ainda existe excesso de processos manuais, assimetria de informações, diferentes padrões de operação e pouca integração entre as etapas que vão da indicação de um dispositivo médico ao pagamento pelo material efetivamente utilizado.
Por isso, defendemos que o enfrentamento desse problema precisa ir além da discussão sobre prazos de pagamento. É necessário tornar o processo como um todo mais transparente, padronizado, digital e rastreável.
Digitalização e padronização para reduzir perdas
A proposta parte de uma premissa simples: quanto melhor for a informação na origem, menor será a possibilidade de divergência nas etapas seguintes. O primeiro passo está na solicitação médica, com a padronização das prescrições e a captura digital dos dados críticos. Uma informação precisa e estruturada reduz ambiguidades e facilita a autorização, a cotação e o faturamento.
Na sequência, a cotação deve observar regras de governança, padronização de itens, prazos e tabelas de referência, criando maior previsibilidade comercial e técnica.
Também é necessário qualificar as etapas de auditoria. Uma pré-auditoria baseada em critérios documentais objetivos permite antecipar inconformidades e diminuir a assimetria de informações entre fornecedor e auditor. Da mesma forma, autorizações estruturadas por fonte pagadora, com regras claras e matrizes previamente definidas, reduzem o risco de divergência entre aquilo que foi autorizado e o que efetivamente foi entregue.
A previsibilidade também começa antes da cirurgia. A integração digital do agendamento, com antecedência mínima obrigatória, permite organizar a logística e garantir a disponibilidade dos dispositivos necessários. No hospital, a recepção do material deve contar com protocolo digital de rastreabilidade e conferência imediata, registrando de maneira inequívoca a entrada dos produtos consignados.
Na etapa seguinte, a chamada “kitização” inteligente, apoiada por checklists digitais, pode reduzir movimentações desnecessárias de estoque e aumentar a precisão dos materiais encaminhados à sala cirúrgica. Durante o procedimento, a tecnologia pode dar um passo adicional: a captura do consumo em tempo real, com leitura por inteligência artificial e registro fotográfico por lote ou item, cria um lastro objetivo para aquilo que foi efetivamente utilizado.
Esse registro é fundamental porque conecta o ato cirúrgico ao faturamento. Após o procedimento, a auditoria deve ser capaz de cruzar automaticamente a folha de sala, a descrição cirúrgica e o consumo efetivo. Dessa maneira, a cobrança passa a refletir, de forma mais precisa, o que realmente aconteceu no procedimento, reduzindo erros de transcrição, divergências e glosas evitáveis.
O mesmo princípio deve valer para a logística reversa. Materiais não utilizados precisam retornar rapidamente ao inventário do fornecedor, com conferência e baixa automatizadas. No processamento financeiro, regras contratuais, tributárias e comerciais devem ser parametrizadas em sistemas capazes de reduzir a interferência manual e, consequentemente, os erros.
Por fim, a transmissão ao pagador deve ocorrer de forma integrada aos portais das operadoras, assegurando que a conta seja encaminhada com toda a documentação necessária. E o processo não termina no envio: a gestão do recebimento precisa acompanhar os indicadores de glosas, seus índices e seus principais motivadores, permitindo identificar causas-raiz e corrigir problemas recorrentes.
Essa visão transforma as 13 etapas propostas em algo maior do que uma agenda de digitalização. Trata-se de construir uma cadeia em que cada passo produza informação confiável para a fase seguinte e em que as divergências possam ser identificadas antes de se transformarem em perdas financeiras.
Transparência, nesse contexto, não significa apenas permitir que cada parte veja o processo, mas estabelecer regras claras, informações padronizadas, responsabilidades definidas e rastreabilidade suficiente para que todos compreendam o que aconteceu, quando aconteceu e por que determinado pagamento foi ou não realizado.
Previsibilidade, por sua vez, não significa eliminar todas as variáveis de uma operação complexa, mas reduzir a incerteza desnecessária. Para uma cadeia que movimenta dispositivos fundamentais à assistência à saúde, essa mudança é estratégica.
Menos retrabalho, menos glosas evitáveis, menor tempo de ciclo e maior segurança das informações significam também menor necessidade de capital de giro para financiar ineficiências do sistema.
*Davi Uemoto, diretor executivo da Associação Brasileira de Importadores e Distribuidores de Produtos para Saúde (ABRAIDI) .
